发文字号的作用及其标识形式?

发文字号的作用及其标识形式?
发文字号的作用及其标识形式?

发文字号的作用及其标识形式?
发文机关标识是由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准.规范化简称应由该机关的上级机关规定.有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字,如国务院就有“国务院任免通知”红头形式,《国家行政机关公文格式》给这类“红头”留了余地,未规定一律要加“文件”二字,但只限于特定的公文.一般来说,行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字.病例一是个转发通知,不属于特定公文,显然不可只标识发文机关全称或规范化简称,应写为“××市广播电视大学文件”.
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成.发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字.
尽管《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》就“发文字号”的用法、格式、标准,都作出了明确的规定,但是,“发文字号”在实际应用中,仍然存在不规范的问题,如病例一“×市电大学发（2001）008号”和病例二“沪教纪［2003］8号”.发文字号上常见的问题有以下几个方面.
（一）“发文字号”与“公文编号”相混.这一问题多出现在教课书中,如某师范大学出版社出版的《公文写作教程》把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”,把“公文编号”混同于“发文字号”.
“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念.“公文编号”也叫文件编号,《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）阐述很明确：“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”.而“发文字号”是“由发文机关代字、年份和序号组成”.并不是所有的公文都需要编制份数序号,《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号.如果发文机关认为有必要,也可对不带密级的公文编制份数序号,如国务院文件都编有份数序号.编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象.当文件需要收回保管或销毁的时候,就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失.发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向.因此,发文机关在发文和收文机关在收文时,都要登记份数序号.《国家行政机关公文格式》规定编制份数序号用阿拉伯数码,对编几位未作规定.一般来说,应根据公文的份数来决定编几位,但至少应不少于两位,即“1”编为“01”,如果单编“l”,会使人不知其意,以为是误印上去的.对份数序号,有的是用印号机手工在成文上加盖,有的印刷设备带有印号功能,可以与成文同时印刷,对此本标准不作统一规定,公文印发机夫可自行掌握.
“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：其一、写法上的区别.“公文编号”的写法过去是“No.000××”,现为“000××”,位置标于文件左上角.而“发文字号”的写法是：“国发〔1991〕2号”即国务院1991年发的第2号文件.其二、标注位置的区别.“公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行〔所谓版心：即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边,余下的可排印文字的部分〕.而“发文字号”,在发文机关标识下空2行,距红色反线4mm处；大文头（有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文,居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文,移至红色反线下靠右摆放；上行文,需标识签发人姓名时,发文字号移至左边,左空1字（红色反线上方4mm处）.
机关代字一般由两个层次组成.第一个层次是发文机关代字,第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字.如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等,“铁”代铁道部,“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门.读懂机关代字很重要,特别是知道了文件的主办部门是谁,可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档.有的机关代字还包合其他的层次,如国务院发文的机关代字有“国发”、
“国函”,“国”代国务院,而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式.
（二）虚字多余.如：“×政字〔2004〕第5号”、“×发字〔2004〕第28号”.对于篇幅要力求简短、语言要遵循精简性、实用性、确指性、规范性的行政公文来说,这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字,应该删去.规范化的用法是：“×政〔2004〕5号”、“×发〔2004〕28号”.
（三）要素混乱.《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”,实质上明确指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序.但个别地方和单位在使用“发文字号”时,并没有按以上指定顺序排列,三要素位置颠倒.如“〔2002〕×农字第63号”.这一发文字号,不仅年份前移,而且“字”、“第”多余.规范的写法是：“×农〔2002〕63号”.
（四）年号不全.如“×政〔04〕15号”、“×政秘〔01〕3号”,这里的“〔04〕”“〔01〕”是指2004年度、2001年度.如若事过几个世纪或时间更长一些,为什么不可能把“〔04〕”理解为公元 2104年、2204年呢?年号不全无疑会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦.所以,年份号应该标写全称〔2004〕〔2001〕《国家行政机关公文格式》明确：“年份应标全称”.
（五）错用括号.如“×政（2004）6号”、“×政［2004］12号”,这里的年份所用的括号“（）”、“［ ］”均是错误的.规范的用法应是六角括号“〔 〕”,如“×政办〔2002〕8号”.
六角括号不是数学公式的中括号,因为当引用公文时,标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起,如果年份用中括号括起,就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则. 因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别.
（六）乱设虚位.发文字号中的“发文序号”常常出现虚位,如“×政办〔2002〕002号”.《国家行政机关公文格式》(GB/T9704— 1999)已明确规定：“序号不编虚位（即1不编为001）”.这里的“002号”应改为“ 2号”.